校属各单位：

为了进一步加强和规范举办学术会议、学术讲座等学术活动的申报审批程序，再次强调校属各单位凡举办学术活动，至少提前一天办理申报审批手续，加强举办科研学术会议、学术讲座的组织、审批、宣传、安全等工作程序。现将注意事项通知如下：

一、凡举办国内外学术会议，实行提前申报、审批审查制度，一会一报。

1.会议举办前：将举办学术会议的名称、主题、内容、时间、地点、规模、参加会议的人数和名单（含姓名、性别、国籍、单位、职称、职务、主要研究方向等）、主办方、承办方、经费筹措等相关内容报学校相关部门审批，并将举办会议的主要内容（电子版）发给科研处，以便科研处在校园网上及时通知预告，将盖有相关部门申报审批公章的学术会议申报表报科研处存档。

2.会议举办时：举办单位应加强组织、宣传、安全等工作，做好人员、场地和安全措施等应急方案的安排，确保学术会议的圆满举办。

3.会议召开后：举办单位应及时将所召开会议的相关材料（含会议内容、会议资料、会议照片、会议总结等）报科研处进行宣传报道和存档，并在科研管理信息系统内进行登记。

二、凡举办学术讲座，实行提前申报、审批审查制度，一个讲座一报。

1.“云岭大讲坛·云财讲坛”由科研处和相关学院或部门一起办理申报审批、组织、宣传、安全等工作；

2.“云财讲坛”主要由“名家论坛”、“博士与教授论坛”、“学术讲坛”组成。一般审批程序如下：

（1）讲座举办前：由主办单位分管科研的领导和科研秘书负责做好讲座的申报、组织工作，填报《云财讲坛》审批表、《云财讲坛》海报小样、《云财讲坛》登记表并加盖公章。

主办单位认真填写表中的相关内容，报相关部门审批并加盖公章。一般须经主办单位、宣传部、科研处审批，若主讲人为港、澳、台以及国外学者的讲座还须增加国际交流处审批的意见。

举办前在师生活动的主要场所张贴海报，同时将讲座的主要内容的电子版发给科研处，以便科研处在校园网上及时通知预告。

（2）讲座举办时：根据讲座的层次和学科特点组织教师、学生参加，做好组织、宣传、人员、场地和安全措施等应急方案的安排，确保学术讲座的圆满举办。

（3）讲座结束后：将讲座的宣传稿（电子版）报科研处进行宣传报道，同时在科研管理信息系统内进行登记，并将盖有相关部门申报审批公章的《云财讲坛》审批表、海报小样、登记表三张表的原件报科研处存档，举办单位留复印件。

科 研 处

2016年4月27日